報價到收款

報價到收款是每一宗銷售都要走的路徑：建立客戶、報價、開票、收款，有需要時更正收費。本頁說明每一步應該用哪條記錄，以及它們之間的關係。

各記錄如何配合

客戶就是您的買方，聯絡人是客戶方接收您單據的人員。請先建立客戶。
商機是可選的。用它把一宗正在跟進的生意歸在一起；一個商機可以包含多張報價單——修訂後的報價、備選方案或追加銷售。
報價單是您的報價，這時客戶還未欠您任何款項。它同樣是可選的：您可以直接建立發票；分階段收費的項目，亦可以從同一張報價單生成多張發票。
發票是客戶必須支付的款項。
收款記錄您收到的款項。一筆收款可以同時支付該客戶的多張發票，多出的款項留在客戶名下，用於日後的發票或退款。
貸項通知單在收費需要更正時沖減一張已開立的發票。在這張發票上未用完的貸項，可以用到另一張發票，或者退款。

如何運作

發票仍是草稿時，您可以修改任何內容。開立後，發票取得編號，金額隨即鎖定；此後只有付款和貸項通知單會改變客戶的欠款。要更正已開立的發票，請開立貸項通知單，而不是修改發票，這樣客戶手上的單據和對賬單才會保持一致。

例子

以下金額均已包括 9% 的 GST。

一筆轉帳付三張發票

Harbour Café 以一次銀行轉帳支付三張發票，共 SGD 4,000.00。以下是記錄方法和您會看到的結果。

在發票中勾選 Harbour Café 的三張發票，選擇 記錄收款（3）。
在 收款金額 輸入 SGD 4,000.00，並填寫日期和銀行參考編號。easySales 會先分配給最早到期的發票，再分配給下一張。
選擇 儲存收款。

發票	付款前未收	本次分配	付款後
INV-7001（最早到期）	SGD 1,090.00	SGD 1,090.00	已付款
INV-7002	SGD 2,180.00	SGD 2,180.00	已付款
INV-7003	SGD 2,180.00	SGD 730.00	部分付款，未收 SGD 1,450.00
合計		SGD 4,000.00	一筆收款，RCT-10000001

這筆收款列出全部三張發票。如果轉帳是 SGD 5,500.00，三張發票都會顯示已付款，多出的 SGD 50.00 作為未分配金額留在 Harbour Café 名下，可用於它的下一張發票或退款。

部分付款後退貨

North Point Clinic 的發票 INV-12001 為 SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00，共 SGD 2,180.00，已付 SGD 1,090.00。診所退回價值 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00 的貨品。以下是為這次退貨開貸項的方法和您會看到的結果。

打開 INV-12001，進入 貸項通知單 分頁，選擇 新增貸項通知單。
原因選擇 Goods returned（退貨），加入退回的明細行，共 SGD 1,308.00，然後選擇 儲存草稿。
選擇開立並確認。

您會看到	金額	原因
抵用到 INV-12001 的貸項	SGD 1,090.00	發票仍欠的全部金額
INV-12001 的狀態	已貸記	餘款由貸項通知單而非現金結清
貸項通知單的剩餘可用	SGD 218.00	SGD 1,308.00 減 SGD 1,090.00
最多可退款	SGD 218.00	不超過剩餘貸項，亦不超過該發票實際收到的款項

之後您可以把這 SGD 218.00 用到診所的下一張發票，或者退款——兩者只能選一。雖然這張發票已部分付款，仍然可以開貸項通知單：貸項通知單最多可以等於發票本身的總額，減去已就它開立的其他貸項通知單。

需要注意

已開立發票的金額不能修改。請以貸項通知單更正；如果整張都不應成立，就作廢發票。
收款屬於客戶，所以一筆收款可以支付該客戶同一貨幣的任何未結發票。
貸項通知單剩下的貸項，或收款剩下的款項，可以用到另一張發票，亦可以退款——但不能兩樣都做。

詞彙

客戶／聯絡人： 買方，以及與之相關的人員。
商機： 可選的生意容器，可以包含多張報價單。
報價單： 說明您打算提供甚麼、以甚麼條件提供的報價。
發票： 對已確認銷售的付款要求。
收款／未分配金額： 收到的款項，有需要時分配到多張發票；未用完的部分作為客戶貸項保留。
未收餘額： 發票上既未付款、亦未被貸項沖減的部分。
貸項通知單／退款： 沖減一張已開立發票的單據；以及從它或某筆收款的剩餘金額中退還給客戶的款項。

常見誤解

有報價單不代表客戶已經欠您錢。應收金額由發票產生。
一筆收款並不只對應一張發票；多出的款項會留在客戶名下，不會消失。
貸項通知單不會抹掉發票。原發票保持開立時的內容，更正另行記錄。
開報價單或發票不需要先有商機。

在哪裏找到

先在客戶中建立客戶，再在聯絡人中加入與您往來的人員。報價單、發票、收款和貸項通知單都由這些記錄開始。