报价到收款

报价到收款是每一笔销售都要走的路径：建立客户、报价、开票、收款，必要时更正收费。本页说明每一步该用哪条记录，以及它们之间的关系。

各记录如何配合

客户就是您的买方，联系人是客户方接收您单据的人员。请先建立客户。
商机是可选的。用它把一笔正在跟进的生意归在一起；一个商机可以包含多张报价单——修订后的报价、备选方案或追加销售。
报价单是您的报价，此时客户还不欠任何钱。它也是可选的：您可以直接创建发票；分阶段收费的项目，还可以从同一张报价单生成多张发票。
发票是客户必须支付的款项。
收款记录您收到的钱。一笔收款可以同时支付该客户的多张发票，多出的钱留在客户名下，用于以后的发票或退款。
贷项通知单在收费需要更正时冲减一张已开具的发票。在这张发票上没有用完的贷项，可以用到另一张发票，或者退款。

如何运作

发票还是草稿时，您可以修改任何内容。开具后，发票取得编号，金额随即锁定；此后只有付款和贷项通知单会改变客户的欠款。要更正已开具的发票，请开具贷项通知单，而不是修改发票，这样客户手上的单据和对账单才能保持一致。

示例

以下金额均含 9% 的 GST。

一笔转账付三张发票

Harbour Café 用一次银行转账支付三张发票，共 SGD 4,000.00。下面是记录方法和您会看到的结果。

在发票中勾选 Harbour Café 的三张发票，选择 记录收款（3）。
在 收款金额 填入 SGD 4,000.00，并填写日期和银行参考号。easySales 会先分配给最早到期的发票，再分配给下一张。
选择 保存收款。

发票	付款前未收	本次分配	付款后
INV-7001（最早到期）	SGD 1,090.00	SGD 1,090.00	已付款
INV-7002	SGD 2,180.00	SGD 2,180.00	已付款
INV-7003	SGD 2,180.00	SGD 730.00	部分付款，未收 SGD 1,450.00
合计		SGD 4,000.00	一笔收款，RCT-10000001

这笔收款列出全部三张发票。如果转账是 SGD 5,500.00，三张发票都会显示已付款，多出的 SGD 50.00 作为未分配金额留在 Harbour Café 名下，可用于它的下一张发票或退款。

部分付款后退货

North Point Clinic 的发票 INV-12001 为 SGD 2,000.00 加 GST SGD 180.00，共 SGD 2,180.00，已付 SGD 1,090.00。诊所退回价值 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00 的货物。下面是为这次退货开贷项的方法和您会看到的结果。

打开 INV-12001，进入 贷项通知单 标签页，选择 新建贷项通知单。
原因选择 Goods returned（退货），添加退回的明细行，共 SGD 1,308.00，然后选择 保存草稿。
选择开具并确认。

您会看到	金额	原因
抵用到 INV-12001 的贷项	SGD 1,090.00	发票仍欠的全部金额
INV-12001 的状态	已贷记	余款由贷项通知单而不是现金结清
贷项通知单的剩余可用	SGD 218.00	SGD 1,308.00 减 SGD 1,090.00
最多可退款	SGD 218.00	不超过剩余贷项，也不超过该发票实际收到的钱

之后您可以把这 SGD 218.00 用到诊所的下一张发票，或者退款——二者只能选一。虽然这张发票已部分付款，仍然可以开贷项通知单：贷项通知单最多可以等于发票本身的总额，减去已针对它开具的其他贷项通知单。

需要注意

已开具发票的金额不能修改。请用贷项通知单更正；如果整张都不该成立，就作废发票。
收款属于客户，所以一笔收款可以支付该客户同一币种的任何未结发票。
贷项通知单剩下的贷项，或收款剩下的钱，可以用到另一张发票，也可以退款——但不能两样都做。

术语

客户／联系人： 买方，以及与之相关的人员。
商机： 可选的生意容器，可以包含多张报价单。
报价单： 说明您打算提供什么、以什么条件提供的报价。
发票： 对已确认销售的付款请求。
收款／未分配金额： 收到的钱，必要时分配到多张发票；没有用完的部分作为客户贷项保留。
未收余额： 发票上既未付款、也未被贷项冲减的部分。
贷项通知单／退款： 冲减一张已开具发票的单据；以及从它或某笔收款的剩余金额中退还给客户的钱。

常见误解

有报价单不代表客户已经欠您钱。应收金额由发票产生。
一笔收款并不只对应一张发票；多出的钱会留在客户名下，不会消失。
贷项通知单不会抹掉发票。原发票保持开具时的样子，更正另行记录。
开报价单或发票不需要先有商机。

在哪里找到

先在客户中建立客户，再在联系人中添加与您打交道的人员。报价单、发票、收款和贷项通知单都从这些记录开始。