ออกใบแจ้งหนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้ฉบับร่างพร้อมส่ง ให้ออกเอกสาร ใบแจ้งหนี้จะได้เลขที่และกลายเป็นเอกสารที่ลูกค้าใช้ชำระเงิน

ก่อนเริ่ม

คุณต้องมีสิทธิ์ View และ Edit ของ Invoice ใบแจ้งหนี้ต้องเป็น ฉบับร่าง ใบที่ออกแล้วออกซ้ำไม่ได้ หากฉบับร่างยังต้องแก้ ให้แก้ก่อน เพราะหลังขั้นตอนนี้จะแก้อะไรไม่ได้อีก

ขั้นตอน

1. เปิดใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง
2. เลือก ออกเอกสาร ด้านบนของใบแจ้งหนี้ ข้าง ดูตัวอย่าง
3. ตรวจ วันที่ใบแจ้งหนี้ ซึ่งเริ่มที่วันนี้ และตั้งให้หลังวันนี้ไม่ได้
4. คงเป็นวันนี้ หรือตั้งให้เร็วขึ้น หากฉบับร่างมีวันที่ของตัวเองอยู่แล้ว ให้เลือก ใช้วันที่ของฉบับร่าง เพื่อใช้วันที่นั้นโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่
5. อ่านคำเตือนหากมี แล้วยืนยันในกล่องโต้ตอบ ออกใบแจ้งหนี้

จะเกิดอะไรต่อ

ใบแจ้งหนี้ได้เลขที่ (ขึ้นต้นด้วย INV-) และเลขที่ชั่วคราวยังคงอยู่เป็นเลขอ้างอิง สถานะเป็น ยังไม่ชำระ เริ่มนับรวมใน ยอดค้างชำระรวม ของรายการ และคุณบันทึกการชำระเงินและใบลดหนี้ได้แล้ว วันครบกำหนดชำระเลื่อนตามวันที่ใบแจ้งหนี้ที่เลือก โดยคงจำนวนวันเท่าเดิม ใบแจ้งหนี้กลับไปเป็นฉบับร่างไม่ได้อีก

กฎที่ควรรู้

• การออกเอกสารเป็นทางเดียว ไม่มีปุ่มใดย้อนกลับได้ ใบแจ้งหนี้ที่ผิดต้องแก้ด้วยการยกเลิก หรือลดหนี้ภายหลัง ไม่ใช่การถอนการออกเอกสาร
• ลงวันที่ใบแจ้งหนี้ก่อนใบล่าสุดที่ออกไปแล้วได้ easySales จะเตือนว่าเลขที่จะไม่เรียงตามวันที่ แต่ยังให้ออกเอกสารได้
• ลูกค้า สกุลเงิน วันที่ การตั้งค่าภาษี ใบเสนอราคาที่เชื่อมไว้ อัตราแลกเปลี่ยน และทุกรายการจะถูกล็อก ณ ขณะนี้
• สิงคโปร์เท่านั้น: หากหัวเรื่องของเทมเพลตใบแจ้งหนี้เขียนว่า “Tax Invoice” แต่บริษัทยังไม่ได้จดทะเบียน GST ณ วันที่ใบแจ้งหนี้ จะออกเอกสารไม่ได้ ให้เปลี่ยนหัวเรื่องเทมเพลต หรือบันทึกการจดทะเบียนก่อน หากจดทะเบียนแล้วและใบแจ้งหนี้เรียกเก็บ GST แต่หัวเรื่องไม่ได้เขียนว่า “Tax Invoice” ใบแจ้งหนี้ยังออกได้ พร้อมคำเตือนให้เปลี่ยนหัวเรื่อง

เกี่ยวข้อง

• การออกเอกสารและเลขที่
• สร้างใบแจ้งหนี้
• ยกเลิกใบแจ้งหนี้
• PDF ใบแจ้งหนี้