บันทึกการชำระเงิน

หากต้องการบันทึกเงินที่ลูกค้าชำระ ให้เริ่มจากใบแจ้งหนี้ที่เงินนั้นชำระ ใบเสร็จรับเงินหนึ่งใบยังชำระใบแจ้งหนี้หลายใบของลูกค้ารายเดียวกันพร้อมกันได้ ดู การชำระเงิน

ก่อนเริ่ม

คุณต้องมีสิทธิ์ View และ Edit ของโมดูล Invoice สำหรับใบแจ้งหนี้นั้น (ชื่อสิทธิ์ในการตั้งค่าบทบาทแสดงเป็นภาษาอังกฤษ) บทบาทที่ตั้งเป็น Own records only (เฉพาะระเบียนของตนเอง) บันทึกเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ของตนเองได้ แต่มีเพียงบทบาทที่มีสิทธิ์ All records (ทุกระเบียน) เท่านั้นที่ใช้เครดิตที่ลูกค้ามีอยู่ได้ เตรียมจำนวนเงิน วันที่เงินเข้า และเลขที่อ้างอิงของธนาคารหรือเช็คไว้ ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วรับเงินไม่ได้

ขั้นตอน

1. เปิดใบแจ้งหนี้ แล้วเลือก บันทึกการชำระเงิน ในเมนู ··· หรือบนการ์ด การชำระเงิน กล่องโต้ตอบ บันทึกรับชำระเงิน จะเปิดขึ้น โดยเลือกใบแจ้งหนี้นี้และกรอกยอดค้างชำระไว้ให้แล้ว
2. แก้ จำนวนเงินที่ได้รับ หากไม่ได้ชำระเต็มจำนวน เลือก วิธีชำระเงิน ตรวจ วันที่ และพิมพ์ เลขที่อ้างอิง
3. หากใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินต่างประเทศ ให้กรอกจำนวนเงินที่เข้าจริงในสกุลเงินหลักของคุณด้วย ในช่องที่ตั้งชื่อตามสกุลเงินนั้น (เช่น จำนวนเงินเป็น SGD)
4. หากต้องการชำระใบแจ้งหนี้อื่นด้วย ให้เปิด ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ปิด ใต้แบบฟอร์ม เลือกใบแจ้งหนี้อื่นของลูกค้าที่ยังไม่ชำระในสกุลเงินเดียวกัน และแก้จำนวนเงินหากใบใดไม่ควรได้รับเต็มส่วน
5. หากลูกค้ามี เครดิตที่มีให้ใช้ ซึ่งคือใบลดหนี้ที่ออกแล้วและยังมียอดคงเหลือ ให้เลือกเพื่อใช้ก่อนเงินสด หากลูกค้ามีใบเสร็จรับเงินก่อนหน้าที่มียอดยังไม่ได้ตัดชำระ ให้ใช้ปุ่ม ตัดชำระ ของใบเสร็จนั้นเอง ซึ่งจะตัดชำระทันทีในกล่องโต้ตอบของมันเอง ไม่ได้รวมเข้ากับใบเสร็จนี้
6. เลือก บันทึกใบเสร็จรับเงิน

จะเกิดอะไรต่อ

ใบแจ้งหนี้ทุกใบที่คุณเลือกจะคำนวณใหม่ ชำระแล้ว เพิ่มขึ้น ค้างชำระ และ ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ ลดลง และสถานะเปลี่ยนเป็น ชำระบางส่วน หรือ ชำระแล้ว ใบเสร็จรับเงินถูกบันทึกพร้อมเลขที่ของตนเอง (ขึ้นต้นด้วย RCT-) และแสดงเป็นลิงก์ ใบเสร็จรับเงิน ในทุกแถวการชำระเงินที่สร้างขึ้น หากคุณใช้เพียงเครดิตโดยไม่มีเงินสด จะไม่มีใบเสร็จรับเงินหรือเลขที่ใด ๆ ถูกสร้าง เครดิตจะถูกนำไปใช้ทันที

กฎที่ควรรู้

• จำนวนเงินที่เป็นศูนย์หรือติดลบจะถูกปฏิเสธ รวมถึงจำนวนที่ละเอียดกว่าหน่วยย่อยที่สุดของสกุลเงิน เช่น เศษของเซนต์ หากต้องการจ่ายเงินคืน ให้ใช้ คืนเงิน บนใบลดหนี้ หรือ คืนเงินส่วนที่ยังไม่ได้ตัดชำระ บนใบเสร็จรับเงิน ดูที่ ใบลดหนี้
• การได้รับเงินเกินกว่าที่ใบแจ้งหนี้ที่เลือกต้องการไม่ถูกปฏิเสธ ส่วนเกินจะเก็บไว้กับลูกค้าเป็นยอดที่ ยังไม่ได้ตัดชำระ ซึ่งคุณนำไปตัดชำระใบแจ้งหนี้ภายหลังจากกล่องโต้ตอบเดียวกันนี้ หรือคืนเงินก็ได้
• วันที่ชำระเงินต้องไม่เกินวันนี้ และการชำระเงินที่บันทึกแล้วแก้ไขไม่ได้ ให้นำออกแล้วบันทึกใหม่

เกี่ยวข้อง

• การชำระเงิน
• ใบเสร็จรับเงิน
• นำการชำระเงินออก
• ใบลดหนี้