คำแปลรุ่นเบต้า: หน้านี้ยังไม่ได้ตรวจทานโดยเจ้าของภาษา อ่านฉบับภาษาอังกฤษ

การออกเอกสารและเลขที่

ใบแจ้งหนี้ทุกใบเริ่มเป็น ฉบับร่าง ที่ยังแก้ไขได้ เมื่อพร้อมแล้ว คุณ ออกเอกสาร ใบแจ้งหนี้จะได้เลขที่และกลายเป็นเอกสารที่ลูกค้าใช้ชำระเงิน หน้านี้อธิบายว่าอะไรเปลี่ยนไปในขณะนั้น

ทำงานอย่างไร

ฉบับร่าง ใบแจ้งหนี้มีเลขที่ชั่วคราวขึ้นต้นด้วย PF- ไม่ใช่เลขที่ใบแจ้งหนี้ คุณแก้ไขได้ทุกอย่างหรือลบทิ้งได้ PDF มีหัวเรื่อง PROFORMA INVOICE และมีตรา DRAFT จึงส่งให้ลูกค้าที่ต้องเตรียมการชำระเงินล่วงหน้าได้
ออกเอกสาร คุณเลือกวันที่ใบแจ้งหนี้ วันนี้หรือวันที่ก่อนหน้า แล้วใบแจ้งหนี้จะได้เลขที่ขึ้นต้นด้วย INV- เลขที่ชั่วคราวยังคงอยู่เป็นเลขอ้างอิง ผู้ติดต่อ สกุลเงิน วันที่ ภาษี อัตราแลกเปลี่ยน และทุกรายการจะถูกล็อก
หลังออกเอกสาร สถานะเป็นไปตามเงิน คือ ยังไม่ชำระ แล้วเป็น ชำระบางส่วน และ ชำระแล้ว เมื่อได้รับเงิน หรือ ลดหนี้แล้ว เมื่อใบลดหนี้ปิดยอดที่เหลือ การนำการชำระเงินออกหรือยกเลิกใบลดหนี้จะทำให้สถานะย้อนกลับ
ยกเลิก หากใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วไม่ควรมีผลเลย ให้ยกเลิก easySales จะออกใบลดหนี้สำหรับทั้งใบ และใบแจ้งหนี้จะเป็น ยกเลิกแล้ว โดยเลขที่ยังคงอยู่ในระบบ

ตัวอย่าง

Harbour Café ขอใบแจ้งหนี้ชั่วคราวในวันที่ 25 กันยายน เพื่อเตรียมการชำระเงิน เลขที่เปลี่ยนไปดังนี้

สร้างใบแจ้งหนี้ ฉบับร่างแสดงเลขที่ชั่วคราว PF-10000003
เลือก ดูตัวอย่าง แล้วส่ง PDF ที่มีหัวเรื่อง PROFORMA INVOICE ให้คาเฟ่
วันที่ 30 กันยายน เลือก ออกเอกสาร คงวันที่วันนี้ไว้แล้วยืนยัน ใบแจ้งหนี้ได้เลขที่ INV-10000042 และสถานะเป็น ยังไม่ชำระ วันครบกำหนดชำระเลื่อนตามวันที่ใบแจ้งหนี้โดยคงจำนวนวันเท่าเดิม
เลือก ดูตัวอย่าง อีกครั้ง PDF ตอนนี้เป็นใบแจ้งหนี้ของคุณ และแสดง PF-10000003 เป็นเลขอ้างอิง เพื่อให้คาเฟ่จับคู่กับใบแจ้งหนี้ชั่วคราวที่ได้รับไว้

ควรรู้

การออกเอกสารย้อนกลับไม่ได้ ตรวจฉบับร่างก่อนยืนยัน
ลงวันที่ใบแจ้งหนี้ก่อนใบล่าสุดที่ออกไปแล้วได้ easySales จะเตือนว่าเลขที่จะไม่เรียงตามวันที่ แต่ยังให้ออกเอกสารได้
ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วลบไม่ได้ ยกเลิกได้เท่านั้น ฉบับร่างยกเลิกไม่ได้ ลบได้เท่านั้น
เลขที่ใบแจ้งหนี้ไม่ถูกนำกลับมาใช้ซ้ำ แม้ใบแจ้งหนี้จะถูกยกเลิก

คำศัพท์

ฉบับร่าง: ใบแจ้งหนี้ที่ยังเตรียมอยู่ ระบุด้วยเลขที่ชั่วคราว
เลขที่ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว: เลขที่ PF- ของฉบับร่าง
ออกเอกสาร: ขั้นตอนที่ให้เลขที่ใบแจ้งหนี้และล็อกรายละเอียด
เลขที่ใบแจ้งหนี้: เลขที่ INV- ที่ใบแจ้งหนี้ได้รับเมื่อออกเอกสาร และคงไว้ตลอด
ยกเลิก: การยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ซึ่งออกใบลดหนี้เต็มจำนวนให้โดยอัตโนมัติ

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว และเลขที่ PF- ไม่ใช่เลขที่ใบแจ้งหนี้
การออกเอกสารไม่ได้แค่เปลี่ยนหัวเรื่อง PDF แต่ล็อกรายละเอียดของยอดที่เรียกเก็บ
การยกเลิกไม่ได้ลบใบแจ้งหนี้ และไม่ได้ปล่อยเลขที่ให้ใช้ใหม่

หาได้ที่ไหน

ออกเอกสาร และ ดูตัวอย่าง อยู่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง ส่วน ยกเลิก อยู่ในเมนู ··· ของใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ดูขั้นตอนใน ออกใบแจ้งหนี้ และ ยกเลิกใบแจ้งหนี้