ใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้

ใบเสนอราคา บอกลูกค้าว่าคุณเสนอจะจัดหาอะไรและภายใต้เงื่อนไขใด ใบแจ้งหนี้ ขอให้ลูกค้าชำระสิ่งที่ตกลงกันแล้ว ส่งใบเสนอราคาระหว่างที่ยังเจรจา และสร้างใบแจ้งหนี้เมื่อมีสิ่งที่ต้องเรียกเก็บ

ทำงานอย่างไร

ใบเสนอราคาอยู่ในสถานะ รอพิจารณา ระหว่างที่คุณแก้ไขกับลูกค้า เมื่อลูกค้าตัดสินใจ คุณเปลี่ยนเป็น ลูกค้ายอมรับ หรือ ลูกค้าปฏิเสธ แล้วใบเสนอราคาจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

เมื่อพร้อมเรียกเก็บ ให้เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ในใบเสนอราคา easySales จะสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างที่คัดลอกผู้ติดต่อ สกุลเงิน การตั้งค่าภาษี และรายการของใบเสนอราคา และเชื่อมทั้งสองไว้ด้วยกัน คุณสร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาใบเดียวได้หลายใบ เช่น หนึ่งใบต่อหนึ่งงวดของโครงการ และสร้างใบแจ้งหนี้โดยไม่มีใบเสนอราคาเลยก็ได้

จากนั้นใบแจ้งหนี้จะดำเนินตามขั้นตอนของตัวเอง คือ ตรวจฉบับร่าง ออกเอกสาร และรับชำระเงิน

ตัวอย่าง

Harbour Café ยอมรับใบเสนอราคา QN-10000005 สำหรับเก้าอี้ 100 ตัว ตัวละ SGD 25.00 รวม SGD 2,500.00 ก่อนภาษี คุณส่งมอบ 40 ตัวในเดือนนี้ และ 60 ตัวในเดือนหน้า วิธีเรียกเก็บเป็นสองงวดมีดังนี้

1. เปิดใบเสนอราคา เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ แล้วยืนยัน ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างใบใหม่คัดลอกเก้าอี้ทั้ง 100 ตัว
2. ในฉบับร่าง เลือก แก้ไข เปลี่ยน จำนวน เป็น 40 หรือ SGD 1,000.00 ก่อนภาษี แล้วบันทึก จากนั้นออกเอกสาร
3. เดือนหน้า สร้างใบแจ้งหนี้ใบที่สองจากใบเสนอราคาเดิม เปลี่ยน จำนวน เป็น 60 หรือ SGD 1,500.00 ก่อนภาษี แล้วออกเอกสาร

ใบแจ้งหนี้ทั้งสองใบแสดงในแท็บ ใบแจ้งหนี้ ของใบเสนอราคา easySales ไม่ได้ติดตามว่าเรียกเก็บจากใบเสนอราคาไปแล้วเท่าไร จึงควรตรวจแท็บนั้นก่อนสร้างใบแจ้งหนี้ใบใหม่

ควรรู้

• การสร้างใบแจ้งหนี้ไม่เปลี่ยนสถานะของใบเสนอราคา ให้ยอมรับหรือปฏิเสธใบเสนอราคาแยกต่างหาก
• การแก้ไขใบเสนอราคาภายหลังไม่เปลี่ยนใบแจ้งหนี้ที่ออกจากใบเสนอราคานั้นไปแล้ว
• เมื่อออกใบแจ้งหนี้แล้ว รายการและยอดเงินจะถูกล็อก ให้ปรับงวดในฉบับร่างก่อนออกเอกสาร

คำศัพท์

• ใบเสนอราคา: ข้อเสนอการขายที่ลูกค้ายอมรับหรือปฏิเสธได้
• ใบแจ้งหนี้: การเรียกเก็บเงินสำหรับการขายที่ยืนยันแล้ว
• ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว: ใบแจ้งหนี้ที่ได้เลขที่แล้วและยอดเงินถูกล็อก
• รายการ: สินค้าหรือบริการหนึ่งรายการในเอกสาร พร้อมจำนวน ราคา และภาษี

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

• การส่งใบเสนอราคาไม่ได้หมายความว่าลูกค้ามีหนี้
• ลูกค้ายอมรับ ไม่ได้แปลว่า ชำระแล้ว การชำระเงินบันทึกในใบแจ้งหนี้
• การสร้างใบแจ้งหนี้ไม่ได้เปลี่ยนใบเสนอราคาให้เป็นใบแจ้งหนี้ ทั้งสองยังแยกกันและเชื่อมโยงกัน

หาได้ที่ไหน

ใบเสนอราคาอยู่ใน ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้อยู่ใน ใบแจ้งหนี้ สร้างใบแจ้งหนี้จากหน้ารายละเอียดของใบเสนอราคา

เกี่ยวข้อง

• สร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคา
• การออกเอกสารและเลขที่
• จากใบเสนอราคาถึงรับเงิน