ยอดค้างชำระ

ยอดค้างชำระ คือยอดที่ลูกค้ายังค้างอยู่ในใบแจ้งหนี้ easySales แสดงยอดนี้ที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ทุกใบเป็น ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ และใช้กำหนดสถานะของใบแจ้งหนี้ รวมถึงว่าเกินกำหนดชำระหรือไม่

ทำงานอย่างไร

ยอดคงเหลือคือ ยอดรวมทั้งสิ้น ของใบแจ้งหนี้ หักเงินที่ได้รับ และหักใบลดหนี้ที่ตัดชำระใบแจ้งหนี้นั้น ทุกครั้งที่คุณบันทึกหรือนำการชำระเงินออก หรือออกหรือยกเลิกใบลดหนี้ ยอดคงเหลือและสถานะจะอัปเดตให้เอง

• ยังไม่ได้รับเงิน ยังไม่ชำระ
• ได้รับบางส่วน ชำระบางส่วน
• ไม่มียอดคงเหลือ ปิดด้วยการชำระเงิน ชำระแล้ว
• ไม่มียอดคงเหลือ และมีใบลดหนี้ปิดยอดบางส่วน ลดหนี้แล้ว

การชำระเงินลดยอดคงเหลือและนับรวมใน ชำระแล้ว ใบลดหนี้ลดยอดคงเหลือโดยไม่มีเงินเปลี่ยนมือ ชำระแล้ว จึงไม่เปลี่ยน เมื่อเลยวันครบกำหนดชำระแล้วยังมียอดคงเหลือ ใบแจ้งหนี้นั้นเกินกำหนดชำระ และวันครบกำหนดจะแสดงเป็นสีแดงในรายการใบแจ้งหนี้

ตัวอย่าง

ทั้งสองตัวอย่างรวม GST 9% แล้ว

ลดหนี้ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่เคยชำระ

ใบแจ้งหนี้ INV-13001 ถึง Harbour Café คือ SGD 500.00 บวก GST SGD 45.00 รวม SGD 545.00 และยังไม่มีการชำระ ราคาผิด คุณจึงออกใบลดหนี้เต็มจำนวน SGD 545.00 ด้วยเหตุผล Over-invoiced (เรียกเก็บเกิน) สิ่งที่คุณจะเห็นมีดังนี้

1. ใบลดหนี้ตัดชำระ INV-13001 เป็นเงิน SGD 545.00 เมื่อออกเอกสาร ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ เป็น SGD 0.00 และสถานะเป็น ลดหนี้แล้ว
2. ใบลดหนี้ไม่มียอดคงเหลือ จึงไม่มีอะไรให้คืนเงิน
3. หากภายหลังมีคนเลือก ยกเลิกการตัดชำระ เครดิตนั้น INV-13001 จะค้าง SGD 545.00 อีกครั้ง และใบลดหนี้แสดงคงเหลือ SGD 545.00 เครดิตนี้คืนเงินไม่ได้ เพราะใบแจ้งหนี้ไม่เคยได้รับเงิน ให้นำกลับไปตัดชำระใบแจ้งหนี้นั้นแทน

ชำระด้วยเครดิตอย่างเดียว

Harbour Café มีเครดิตคงเหลือ SGD 218.00 ในใบลดหนี้ใบก่อน และมีใบแจ้งหนี้ใหม่ INV-14001 จำนวน SGD 100.00 บวก GST SGD 9.00 รวม SGD 109.00 วิธีปิดยอดโดยไม่ต้องรับเงินใหม่มีดังนี้

1. เปิด INV-14001 แล้วเลือก บันทึกการชำระเงิน
2. ตั้ง จำนวนเงินที่ได้รับ เป็น 0 และใน เครดิตที่มีให้ใช้ เลือกใบลดหนี้นั้นเป็นเงิน SGD 109.00
3. เลือก บันทึกใบเสร็จรับเงิน

INV-14001 เป็น ลดหนี้แล้ว และใบลดหนี้คงเหลือ SGD 109.00 ไม่มีการสร้างใบเสร็จรับเงินและไม่ใช้เลขที่ใบเสร็จ เพราะไม่มีเงินเข้ามา การใช้เครดิตแบบนี้ต้องมีสิทธิ์ Edit ของ Credit Note เพิ่มจาก Edit ของ Invoice

ควรรู้

• การชำระเงินในใบแจ้งหนี้หนึ่งใบต้องไม่เกินยอดที่ใบนั้นยังค้าง หากลูกค้าจ่ายเกิน ส่วนเกินจะเก็บไว้กับลูกค้าเป็นยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ
• ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีวันครบกำหนดชำระจะไม่เกินกำหนดเลย
• คุณไม่ต้องตั้งสถานะเอง บันทึกหรือนำการชำระเงินและใบลดหนี้ออก แล้วสถานะจะเปลี่ยนตาม

คำศัพท์

• ยอดรวมทั้งสิ้น: ยอดเต็มของใบแจ้งหนี้ รวมภาษี
• ชำระแล้ว: ยอดรวมของการชำระเงินที่บันทึกในใบแจ้งหนี้
• ค้างชำระ / ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ: ยอดรวมทั้งสิ้น หักการชำระเงินและเครดิตที่ตัดชำระแล้ว
• วันครบกำหนดชำระ: วันที่คาดว่าจะได้รับเงิน
• เกินกำหนดชำระ: เลยวันครบกำหนดแล้วแต่ยังมียอดค้าง

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

• ใบแจ้งหนี้ที่ชำระบางส่วนยังไม่ปิด ส่วนที่เหลือยังต้องชำระ
• ใบลดหนี้ไม่ใช่การชำระเงิน แต่ลดยอดที่ค้างโดยไม่มีเงินเข้ามา
• การชำระหลายครั้งในใบแจ้งหนี้เดียวไม่ได้สร้างใบแจ้งหนี้หลายใบ ทั้งหมดลดยอดคงเหลือเดียวกัน

หาได้ที่ไหน

ยอดรวมทั้งสิ้น ชำระแล้ว และ ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ อยู่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ทุกใบ โดยการชำระเงินอยู่ในแท็บ การชำระเงิน ดูยอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดใน เกินกำหนดและค้างชำระ

เกี่ยวข้อง

• การชำระเงิน
• ใบลดหนี้
• จากใบเสนอราคาถึงรับเงิน